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初めてのイベント・非公認大会開催のすゝめ その③_イベント進行


というわけで、またまたりゔぁいです。


準備してきたらあとは開催!

ここではイベント進行についてお話しします。

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☆イベント当日の流れ

イベント当日、まずは会場への道のりをTwitter等に画像付きで投稿すると良いです。

自分たちは知っていてもほとんどの参加者たちは知らないのでスムーズな会場入りを促すためにもこれはやることをお勧めします。
(他のイベントで何度か使われているところでもやったほうがいいです。)

自分たちが会場に向かう際についでにちょくちょく写真撮るだけなので簡単ですよ。

ついでに運営は長い休憩がとれないので軽食や飲み物も会場に入る前に準備しておいた方がいいと思います。



そして会場入り。

会場設営や当日の進行について話し合ったりする時間は必須なので、開場の45分〜1時間前くらいに会場に着いておきたいです。

逆に言うと運営陣が会場に入れる時間の1時間後を参加者の開場時間に設定しましょう。


会場設営に関してはできるだけ会場全体を広く大きく使いたいところ。

通路は広く、机や椅子なども余裕をもって使えるレイアウトがいいですね。

それから、運営席は必須です。

受付、自分たちの荷物・賞品・お金の管理をする場所を必ず設営してください。

会場の広さにもよりますがマイクがあると指示が出しやすいです。

一通り終わったら必要な書類(参加者名簿等)を運営席に備えておきましょう。


と、こんな感じで会場を作ったら

次は打ち合わせ。

運営陣と当日の内容・進行方法を確認し、当日の流れを定めます。

仕事の割り当ても確認してください。

・例 (運営が計5人の場合)
ヘッドジャッジ1
見回り2
集計・マッチング1
受付1

大まかな役割を与え、手があいたら他のところをサポートする感じです。

あんなことこんなことがあったらどう対処するかとか決めておけたらいいですね。



さあ、準備が終わればいよいよ本番!


開場時間を過ぎれば次々に参加者が来ます。

まずは受付へと参加者を誘導してあげましょう。

初めて会う人たちは運営だと予想はつくものの初対面なので恐縮させてしまいます。

と、まあそんな感じで全員終わらせてしまいましょう。

しかし時間内に間に合わない人もいます。

そういった人たちに向けて連絡を入れてもらうように仰ぎましょう。

Twitterでもなんでもいいので目につくように。

全員揃い次第(揃う見込みができたら)開会式をはじめましょう。

主催の挨拶、当日の進行の説明を予めしてください。(挨拶がその日の主催とイベントの印象と雰囲気をつくるといっても過言ではありません。でも気張らないようにね!)

あと、急な変更点もここで発表してください。(もちろん変更点はない方がいい。)


開会式が終わればイベントが本格的にスタートします。

ここからは参加者がメインの時間になりますので楽しんでいただけるよう尽くしましょう!


・ここからの仕事

見回り
集計・マッチング
参加費等お金の計算

です。


見回りは不正と問題発生防止に努めましょう。
対戦等終わり次第集計係は結果を集計し、次のマッチングをつくっていきます。
お金の計算は主催と受付係でやった方がいいですね。
総予算を考えた責任者と参加費を徴収した人とで間違いがないか確実に確かめてください。

それと難しいルールでもめた場合、自分で本当に正しい答えが出せなければヘッドジャッジに相談、それでもわからなければ公式事務局へ確認するようにしましょう。

中休みを使ってその後の予定を調整し、休憩時間が終わるまでにやれることはすべて済ませてしまいます。(決勝トーナメント進出者の選出・トーナメント表作成、サブイベント受付準備、当日の人数によっての変更点の有無等)



後半戦が終わればあとは賞品授与、閉会式で終わりです!あともう一息!

全ての結果を集計し、結果に基づき賞品を授与します。

授与後、そのまま閉会式にはいります。

その日の感想や感謝の気持ちを込めて締めの挨拶をします。

時間があればそのあと参加者とさらに交流するのも良いでしょう。



これでイベントは終了です!

イベントは終わりましたが、運営陣はここから片付けがあります。

机・椅子等使ったものを全て動かす前の元の位置に戻し、ゴミは拾ってまとめ、きれいさっぱりさせて会場を出ましょう。


こ・れ・で!
本当にイベントはおしまいです!
お疲れ様でした!






頑張って書きました。
だいたいの流れや動き方はわかりましたか?参考になったら嬉しいです。
今後の励みになりますのでよろしければご意見や感想等いただけたらありがたいです。
TCG業界を盛り上げる一員が増えたらなと僕自身思っていますのでイベント開催まで踏みきっていただけたらとても嬉しいです。

これでイベント開催についてのお話は終わりですが、次の記事に主催経験のある方にインタビューをしてみたいと思ってます。

主催の先輩方がやってみてどうだったか、なにかその後の変化はあったのか等感想や体験談を聞き出せたらなと思います。




読んでいただきありがとうございました!


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